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Tienes tu negocio o empresa instalado en una oficina, pero ves que falta una de las estancias más importantes, una sala de conferencias. En ella, depositan gran parte de la confianza, siendo consciente de que se tomarán decisiones que marcarán el futuro de la empresa y  no quieres arriesgarte. 

A la hora de escoger las mejores alternativas viables para diseñar tu sala de conferencias, tienes que tener presente una multitud de variables, ya sea el volumen de personas que está destinada a alojar o bien las características propias de la sala, entre otras. A todo ello, tenemos que tener en cuenta que la filosofía de la empresa tiene que estar intacta desde un primer momento, por lo que se tiene que considerar todas las opciones. 

A continuación, desde Sillapilable os dejamos algunas pautas a seguir para diseñar tu sala de conferencias.

Estudia la sala

Es uno de los pasos más importantes. La estancia donde se va a situar la sala de conferencias puede marcar el futuro de la compañía. Por ello, se suele recomendar que se amplíen lo máximo posible los puntos de luz natural, algo que aportará un toque más sofisticado y que más adelante detallaremos. 

Por otro lado, las salas de conferencias suelen tener una medida media estándar y su situación suele ser estratégica. En raras ocasiones se encuentra en pleno centro de la oficina. Se caracteriza por un espacio diáfano que aporta una visión distinta y que a la vez necesita tener tranquilidad acústica.

A todo ello, no suele tener importantes problemas de visibilidad, por lo que las columnas suelen situarse en lugares estratégicos. 

Tipos de sala

A la hora de confeccionar y diseñar una sala de conferencias tenemos que partir de la base que existen varios tipos según las dimensiones de la sala. Si se trata de un espacio reducido podemos optar por una estrategia multiusos donde la sala de conferencias puede ser de una sala de reuniones. Nos podemos encontrar con: 

  • Sala de conferencias clásica: Este tipo de sala de conferencias están dirigidas por un interlocutor principal que es quien organiza las conversaciones y los temas a tratar, facilitando el intercambio de documentación tanto escrita como digital. Este tipo de salas cuenta permite que participen un amplio número de participantes, transmitiendo una imagen clásica y de notoriedad dentro de la empresa. Se trata de un espacio cómodo en el que se pueden realizar reuniones y conferencias prolongadas.
  • Sala de conferencias en bloque o grupos: Estas salas están pensadas en trabajo colectivo, por lo que rara vez se suelen realizar conferencias al uso, salvo que sea para fomentar la participación dentro de la empresa. Se suelen emplear para reuniones puntuales internas de distintos departamentos. Facilitan la comunicación y la visualización interactiva de materiales multimedia, permitiendo que los participantes estén cada vez más cómodos.
  • Sala de conferencias hueca: Consiste en disponer de varias mesas rectangulares que estén colocadas en forma de U, dejando un vacío en el interior. Esta disposición facilita el trabajo en grupo y las reuniones puntuales que busquen una participación elevada. Se suelen emplear para jornadas de formación o trabajo colaborativo.

En otros casos, nos encontramos con estancias abiertas o de amplias dimensiones, que permiten realizar otro tipo de estructuración. La más predominante es el diseño en anfiteatro, que permite tener una visión mucho más ampliada de la sala y una disposición más uniforme, donde el conferenciante está en un primer plano.

No te olvides al diseñar tu sala de conferencias de…

En muchos casos estamos olvidándonos de esos materiales que forman parte de nuestra sala de conferencias, algo que incide directamente en el desarrollo de nuestras funciones profesionales tanto a corto como a largo plazo. A continuación desde Sillapilable os dejamos algunos de los puntos más importantes: 

Iluminación

En líneas generales, es preferible que la sala de conferencias cuente con una iluminación natural, algo que permitirá que se pueda sacar el máximo partido a las personas participantes. De este modo, se consigue que el ambiente sea menos tedioso. En caso de que sea una habitación sin ventilación o ventanales, se suele apostar por los colores claros en las paredes y una iluminación artificial potente.

Acústica

Dependiendo del tipo de estancia, se suele emplear un tipo de micrófono u otro, pero en líneas generales, se recomienda colocar dos micrófonos a dos metros de distancia de la persona que habla. 

Conexiones

La sala de conferencias tiene que tener las tomas eléctricas y de internet suficientes para que el grupo de participantes pueda trabajar con sus portátiles o dispositivos móviles. 

Piensa en el mobiliario

Normalmente, no se suelen poner mesas en las salas de conferencias a grandes rasgos, pero en las que cuentan con un espacio reducido sí que suelen tener mesas rectangulares amplias. Por su parte, respecto a las sillas para conferencias, se busca que sean cómodas y que permita trabajar a los participantes en las conferencias. También hay que tener en cuenta los colores del mobiliario, ya que estos influirán en el bienestar y la eficiencia de los usuarios.